Administration & Office Jobs

موظف لديه خبرة عملية قوية في مكاتب الخدمات والأعمال الحكومية، وقادر على مباشرة العمل من اليوم الأول دون الحاجة إلى تدريب أساسي. طبيعة العمل: عن بُعد طبيعة العمل: * إدارة ومتابعة ملفات مجموعة من الشركات، بمتوسط 20 إلى 30 شركة، ويزيد أو ينقص العدد بحسب حجم العمل. * تنفيذ ومتابعة المعاملات الحكومية للمنشآت. * التعامل اليومي مع المنصات الحكومية، وبالأخص قوى، إضافة إلى: مقيم، أبشر أعمال، التأمينات الاجتماعية، مدد، بلدي، وزارة التجارة وغيرها. * متابعة الطلبات والاستحقاقات والتأكد من إنجازها في الوقت المحدد. * التواصل المباشر مع العملاء ومتابعة متطلباتهم. مهم: الوظيفة مخصصة لأصحاب الخبرة العملية فقط، وليست وظيفة تدريبية للمبتدئين. الشروط: * خبرة لا تقل عن سنتين في نفس المجال. * الأفضلية لمن سبق له العمل في مكتب خدمات أو شركة خدمات أعمال. * خبرة فعلية وقوية في منصة قوية والمنصات الحكومية الأخرى. * لباقة عالية وحسن التعامل والتواصل مع العملاء. * أسلوب مهني ومرتب في المحادثات والمراسلات. * سرعة ودقة في الإنجاز والقدرة على إدارة عدة ملفات في الوقت نفسه. * توفر اتصال إنترنت قوي ومستقر. * يمكن توفير جهاز العمل من قبل الشركة عند الحاجة.

شروط التقديم: مؤهل عالي. إجادة الانجليزية. إجادة برامج مايكروسوفت أوفيس. يفضل خريج كلية العلوم.

المهام - تنفيذ أوامر الشراء الصادرة من إدارة المشتريات. - البحث عن الموردين والتواصل معهم وفقًا للتكليفات الصادرة. - متابعة تنفيذ طلبات الشراء والتوريد حتى الاستلام. - استلام الخامات والمستلزمات وإنهاء الإجراءات اللازمة مع الجهات الخارجية. - متابعة الفواتير والمستندات الخاصة بعمليات الشراء وتسليمها للإدارة. المتطلبات - مؤهل عالٍ. - خبرة من 3 إلى 5 سنوات في مجال تنفيذ المشتريات، ويفضل في الشركات الصناعية. - مهارات جيدة في التفاوض والتواصل وبناء العلاقات مع الموردين. - القدرة على العمل الميداني والمتابعة المستمرة. - الالتزام، والدقة، وتحمل مسؤولية إنجاز المهام.

إعداد ومراجعة وحفظ المراسلات الرسمية مثل البريد الإلكتروني والخطابات. تنسيق مواعيد الاجتماعات، تحضير جداول الأعمال، وتوثيق محاضر الاجتماعات. إنشاء أنظمة ملفات فعالة وضمان سهولة الوصول إلى البيانات والمعلومات. تنظيم جداول العمل للإدارة العليا وتذكيرهم بالمهام والمواعيد الهامة. التعامل باحترافية مع الزوار والعملاء وتوجيههم إلى الأقسام المناسبة. دعم التحضيرات للفعاليات الداخلية والخارجية وتنسيق اللوجستيات. الرد على المكالمات، تصفيتها، وتحويلها إلى الأقسام المعنية. جمع وتحليل البيانات الإدارية لإعداد تقارير دورية ومساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات. تنفيذ أي مهام إدارية إضافية تساعد على تحسين سير العمل وضمان كفاءة العمليات.

Job Purpose The ideal candidate is a detail-oriented team player who will be the first point of contact for visitors at the office, greeting them in a polite and well-spoken manner. You will also be assigned duties as required (i.e. organization of inbound and outbound mail, administrative work, and general clerical support). Responsibilities Receiving Visitors: Receive visitors and respond accurately and promptly to a broad range of questions and issues raised. Handling Enquiries and Correspondence: Answer the telephone and assist callers or those making a broad range of inquiries by email or mail or other means with any requests for information, directing more complex matters to colleagues as necessary. Initiate contact internally and externally regularly to convey requests, provide instructions, or obtain information Business Meetings/Events Arrangement: Schedule appointments, make arrangements for meetings and conferences, and organize travel plans following instructions to ensure more senior colleagues or a senior executive make the best use of their time. On behalf of a senior colleague Administration: Produce, update, and provide best practice support on a wide range of MS documents, databases, and other departmental systems to support the work of more senior colleagues. Collect Information from Customers: Collect varied and somewhat complex information and data from customers/service users by information requirement, capturing this and inputting it into relevant forms, systems, and processes. Qualifications Bachelor's Degree Fluent in English Ability to maintain a positive attitude Excellent communication skills Show more

We are seeking a highly organized and proactive Studio Assistant to support the day-to-day operations of a fast-paced, design-led studio. This role is essential in maintaining the studio’s internal flow, ensuring that teams are supported, spaces are organized, and processes run seamlessly, allowing leadership to focus on strategic and financial priorities. Key Responsibilities: Coordinate HR-related administration (attendance, leave tracking, approvals). Manage meeting room bookings and ensure readiness of all shared spaces. Support weekly meetings and internal coordination. Follow up on IT requests and operational needs. Track and compile weekly reports across teams. Maintain organized documentation and support monthly/quarterly reporting. Handle administrative paperwork and internal document flow. Provide general operational support across the studio. Requirements Highly organized, detail-oriented, and reliable. Strong follow-up skills and a proactive mindset. Comfortable working with spreadsheets and file management systems. Proficient in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) and file management systems (Google Drive). 2 -3 years experience in admin/operations roles required. Experience in a creative or design environment is a plus. Show more